Kamis, 06 November 2014

Perancangan e-Business di Lembaga Pendidikan


PENDAHULUAN
 Pada era globalisasi saat ini, peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak dapat diragukan lagi. Sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini berarti bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan mempergunakan sistem informasi. Keberadaan sistem informasi tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga bagi konsumen.
Respect English merupakan Lembaga Kursus Bahasa Inggris. Pada mulanya Lembaga Kursus ini didirikan di Magelang, Dan berdiri sudah 6 tahun .  Pada sistem yang sedang berjalan, pengolahan data siswa dan data nilai masih bersifat manual. Data siswa dicatat ke dalam form menggunakan tulisan tangan kemudian dimasukkan ke dalam spreadsheet atau word processor. Hal tersebut terjadi juga pada data yang lain seperti data nilai, data pengajar, dan data jadwal. Permasalahan timbul ketika data hilang karena dokumennya berbentuk lembaran kertasRespect  English membutuhkan ketersediaan informasi yang dapat dengan mudah diakses dan akurat. Sistem informasi yang dibangun diharapkan dapat meningkatkan efisien, produktivitas, dan efektivitas dalam upaya peningkatan pelayanan akademis. Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka diperlukan suatu sistem informasi akademik guna membantu Respect English Sistem informasi akademik LKP ini diharapkan dapat mendukung kinerja dan meningkatkan produktivitas internal lembaga. Adapun identitas Lembaga Kursus tersebut yaitu :
Nama Lembaga        :           Respect English
Alamat                       :           Jl Cempaka No.99 Saragan Baru Mertoyudan Magelang
No Telepone              :           0293 5520 999 / 085 786 173 999

Untuk Media promosi Respect English sudah menggunakan media internet berupa blog, dengan alamat www.respect-english.blogspot.com, dan untuk kebutuhan internal perusahaan belum menggunakan fasilitas internet.



LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sistem Informasi :
Sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. di dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti yang dijelaskan sebagai berikut:
1) Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3) Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4) Orang: semua pihak yang bertanggung-jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5) Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6) Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.  Pengertian Basis Data

1).        Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2)         Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa perulangan (redundasi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3)         Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.


PEMBAHASAN

A. Perspektif Sistem Lama

Sistem yang saat ini berjalan di Respect  English sudah terkomputerisasi yaitu menggunakan program komputer Office (Word, Excel, dan PowerPoint).
Pengarsipan dokumen di dalam LKP tidak konsisten. Apabila terjadi pergantian karyawan bagian administrasi, maka terjadi perubahan cara pengarsipan data kursus di LKP.
Masalah yang sering timbul adalah ketika dilakukan pencarian data siswa pada sesi kursus yang telah berlalu, karena arsip siswa yang banyak dan tidak dibuat di dalam satu file dokumen, akibatnya dibutuhkan waktu yang cukup lama atau bahkan tidak ditemukannya data siswa yang dicari.



B. Perspektif Sistem Baru
Sistem informasi akademik Respect  dibangun dengan berbasis web dan berdasarkan arsitektur sistem informasi client/ server. Gambaran umum sistem yang dibangun dapat dilihat pada gambar :



Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan software open source xampp yang berisi phpMyAdmin, MySQL Client, dan PHP. Sistem ini diimplementasikan untuk melakukan tugas-tugas akademik yaitu mengelola data siswa, pengajar, jadwal, kursus, nilai dan pembuatan laporan akademik.
Pengguna dari Sistem ini adalah pimpinan, karyawan, pengajar, dan siswa. Karyawan yang lebih memahami tentang sistem informasi bertindak sebagai admin. Pimpinan bertindak sebagai manajer.Manfaat Dari Sistem ini adalah :

1.         Admin dapat mengelola data admin, karyawan, manajer, pengajar, siswa, kursus siswa, program kursus, sesi, jadwal kursus, ruangan, dan data nilai. Admin juga dapat melihat informasi jadwal kursus, laporan karyawan, laporan pengajar, laporan siswa, dan laporan kursus.
2.         Karyawan dapat mengelola data program kursus, sesi, jadwal kursus, ruangan, pengajar, siswa dan data kursus siswa.
3.         Pengajar dapat melihat informasi jadwal kursus, dan mengelola nilai siswa.
4.         Siswa dapat melihat informasi jadwal kursus dan nilai.
5.         Manajer dapat melihat informasi laporan akademik yang berisi laporan karyawan, laporan pengajar, jadwal kursus, laporan siswa, dan laporan kursus.


C. Pemodelan Data
            Pemodelan data dibuat menggunakan alat bantu Entity Relationship Diagram (ERD).
Atribut yang terdapat pada ERD sistem itu dijelaskan sebagai berikut:
1) User (id_user, username, password, nm_lengkap, nip, jabatan, no_telp, alamat, level, aktif)
2) Siswa (id_siswa, username, password, nm_lengkap, kelamin, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat_rumah, telp_siswa, sekolah, kelas, nm_ortu, profesi, alamat_ortu, telp_ortu, aktif)
3) Kursus (id_kursus, kelas_kursus, aktif_detail)
4) Program (id_program, nama_program, level_program, keterangan)
5) Jadwal (id_jadwal, hari, jam_kursus)
6) Ruangan (id_ruangan, nm_ruangan, kapasitas)
7) Sesi (id_sesi, sesi, tahun_akd, aktif_sesi)
8) Pendaftaran (id_daftar, nis, tgl_daftar, nilai_01, nilai_02, nilai_03, written, remedial, oral, combi, final_score, status_nilai, catatan)

D. Implementasi

1. Perangkat Yang dibutuhkan 
1) Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam proses pengembangan Sistem  berbasis web adalah sebagai berikut:

a) Notebook AMD(R) Neo(R) M CPU 520 @ 1.60 GHz
b) Memori : 2 GB
c) Harddisk : 320 GB
d) Monitor resolusi: 1360 x 768 pixel
e) Keyboard dan mouse standar

2) Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan Sistem berbasis web adalah sebagai berikut:
a) Sistem Operasi Windows 7
b) Web Browser Mozilla Firefox versi 17.0.1
c) Web Server Apache versi 2.2.6
d) Bahasa pemrograman PHP versi 5.2.4
e) DBMS MySQL versi 5.0.45
2. Analisis Biaya

Jenis Biaya
Besaran Biaya
1.      Biaya Pembuatan Website

a.      Biaya Analis Sistem
Rp 1.600.000,-
b.      Biaya Pembuatan Web
Rp 1.400.000,-
Total Biaya Pembuatan Website
Rp 3.000.000,-
2.      Biaya Operasional

a.      Biaya Domain, Hosting dan Akses Internet
Rp 2.400.000,-
b.      Pemeliharaan Sistem & Perawatan
Rp 500.000,-
TOTAL BIAYA
Rp 5.900.000,-

2. Implementasi Tampilan Web

Antarmuka pengguna Sistem  menggunakan antarmuka berbasis GUI (Graphical User Interface) dengan pemrograman web dan menggunakan sistem operasi Microsoft Windows 7. Tampilan utama website Sistem dapat dilihat di bawah ini



Untuk keperluan manajamen kursus, maka dilakukan pada menu/halaman manajemen data kursus yang dapat dilihat

Manajemen data nilai bisa dilakukan pada menu/tampilan manajemen data nilai siswa yang dapat dilihat;

Laporan dapat dilihat pada menu/halaman laporan. Contoh tampilan laporan kursus dapat dilihat;



KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan yang dapat diambil adalah telah dihasilkan sebuah sistem informasi akademik LKP berbasis web yang dapat mengelola (menampilkan, menambah, update, menghapus, dan mencetak) informasi akademik pada Lembaga Kursus Respect English Kota Magelang  dengan baik. Tampilan yang berbasis web memudahkan pengguna karena bisa diakses melalui banyak web browser.
Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan untuk penelitian lebih lanjut dalam bidang sistem informasi akademik LKP berbasis web ini adalah:
1) Sistem informasi akademik LKP berbasis web ini diimplementasikan tidak hanya pada Respect English saja namun bisa di lembaga kursus lainnya
2) Sistem informasi akademik LKP berbasis web ini dapat dikembangkan dengan menambah fitur yang terdapat pada sistem, yaitu aplikasi pendaftaran siswa berbasis web dan aplikasi pembayaran kursus berbasis web.
3) Sistem informasi akademik LKP ini dapat dikembangkan dengan aplikasi berbasis wap atau mobile 

Referensi :
http://eprints.undip.ac.id/39396/3/Naskah_Publikasi.pdf

Tidak ada komentar: