E GOVERNMENT DAN PENINGKATAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT

E-government menawarkan beberapa unggulan utama ICT yang dapat mendorong terwujudnya good governance di negara-negara berkembang melalui 3 tahap perubahan mendasar (Suaedi:2010):

a. Automation              : yakni pergeseran dari pemrosesan informasi secara manual ke teknologi digital;

b. Informatisation        : yakni mempercepat proses pengolahan informasi, misalnya dalam pengambilan keputusan dan implementasi keputusan;

c. Transformation        : yakni penciptaan metode-metode pelayanan publik yang lebih cepat dan efisien.

Dari tahapan perubahan mendasar tersebut dapat membawa beberapa keuntungan bagi pembangunan dan pelayanan publik yang dilaksanakan pemerintah (Suaedi:2010):

a.       Efisiensi,yang artinya pemerintah mampu menyelenggarakan pelayanan dengan lebih murah, mampu menjangkau banyak lapisan masyarakat, dan mampu bekerja lebih cepat. Pemerintah dapat menghasilkan output yang sama dengan biaya yang lebih murah, pemerintah mampu menghasilkan sejumlah output dengan yang lebih besar dengan total biaya yang sama, serta pemerintah mampu menghasilkan output yang sama dengan biaya yang sama, namun waktu yang lebih cepat.

b.      Efektivitas, yang artinya pemerintah mampu bekerja lebih baik dan lebih inovatif. Pemerintah mampu menghasilkan sejumlah output yang sama, dengan biaya dan waktu yang relatif sama, namun dengan standar kualitas layanan yang lebih baik, serta mampu menangkap aspirasi masyarakat yang dilayaninya dengan memberikan pilihan alternatif sesuai dengan kondisi dan kemampuan masyarakat tersebut.

SISTEM INFORMASI

Pengelolaan informasi berdasarkan alur kerja/proses bisnis yang sesuai dengan azas efisiensi dan efektivitas dalam rangka mencapai tujuan organisasi meluncurkan website. Pembuatan website dari berbagai lembaga pemerintahan tersebut dalam rangka mendukung penyelenggaraan e-government.

Strategi E-government menjadi elemen yang sangat penting dalam memodernisasi sektor publik, melalui identifikasi dan membangun struktur organisasi, cara berinteraksi dengan warga negara dan bisnis, serta mengurangi biaya dan lapisan proses organisasi bisnis. E-government menyediakan berbagai macam informasi kepada warga negara dan bisnis melalui internet. Namun peran e-government tidak hanya untuk menyediakan informasi dan pelayanan saja, yang mana dapat dilakukan oleh lembaga komersial (Zakareya: 2005).

Di dalam konsep e-Government, dikenal pula 3 jenis klasifikasi, plus satu tambahan klasifikasi berdasarkan realitas kehidupan modern (Suaedi: 2010), di antaranya adalah:

1)      Government to Citizens (G-to-C). Tipe G-to-C merupakan aplikasi e-government yang paling umum, di mana pemerintah membangun dan menerapkan berbagai portofolio teknologi informasi dengan tujuan utama memperbaiki interaksi dengan masyarakat;

2)      Government to Business (G-to-B). Tipe G-to-B merupakan aplikasi e-government yang digunakan untuk memperlancar perusahaan swasta dalam menjalankan roda perusahaannya serta menciptakan relasi dengan pemerintah secara baik dan efektif;

3)      Government to Governments (G-to-G),Merupakan aplikasi e-government yang digunakan antar pemerintah untuk memperlancar kerjasama dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi perdagangan, proses-proses politik, maupun mekanisme hubungan sosial dan budaya;

4)      Government to Employees (G-to-E). Merupakan aplikasi e-government yang digunakan untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan pegawai negeri yang bekerja di sejumlah institusi pemerintahan sebagai pelayan masyarakat.

Dasar-dasar pengaplikasian e-government dalam pelayanan publik yang dapat ditinjau dari beberapa hal, antara lain (Purnomojati: 2007):

1) Fungsi, yaitu sebagai media penyampaian informasi dan pelayanan publik.

2) Orientasi, yaitu sebagai media untuk peningkatan PAD, peningkatan kepuasan customer, Pengintegrasian basis data internal, dan pertumbuhan.

3) Tahapan Komunikasi, yaitu seberapa jauh tahapan yang telah dilakukan oleh pemerintah dalam melaksanakan e-government. Tahapan tersebut terbagi atas:

a) Informasi atau Komunikasi Satu Arah, yaitu penyampaian informasi melalui portal pemerintah;

b) Interaksi atau Komunikasi Dua Arah, yaitu tersedianya media komunikasi melalui portal pemerintah secara online;

c) Transaksi, yaitu terjadinya hubungan bisnis melalui portal pemerintah, misalnya pembayaran online, penandatanganan perjanjian bisnis online.

d) Transformasi atau interoperability, yaitu terjadinya perubahan atau driver change terjadinya integrasi pada level proses, data dan teknologi.

Penerapan E-government

Awal motivasi Pemerintah Daerah dalam menerapkan e-government di Semarang telah dimulai sejak 1993. Pada saat itu, dilakukan program pengenalan komputerisasi, yang bertujuan supaya terjadi peralihan teknologi dari infrastruktur yang ada di dalam institusi pemerintahan daerah pada waktu itu. Sebagai akibat dari perkembangan teknologi informasi yang terus berkembang pesat di lingkungan masyarakat lokal maupun dunia, pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah harus menyesuaikan diri. Karena dengan berkembangnya teknologi ini tentu dapat memberikan kontribusi terhadap kinerja aparatur pemerintah.

Berkembangnya komputer sebagai media ketik dan cetak yang efektif dan efisien, perlahan tapi pasti telah menggeser fungsi mesin tik yang telah digunakan selama beberapa decade sejak Indonesia merdeka. Pengenalan kepada teknologi komputer dilakukan, pelatihan aparatur daerah dilaksanakan guna secara bertahap dapat menguasai teknologi baru ini, komputer mulai disediakan di setiap meja, alat cetak (printer) mulai ada di masing-masing bagian instansi pemerintah.

Mulai 2001, website resmi Pemerintahan Kota Semarang telah dibuka (online) dan dapat diakses oleh siapapun yang terhubung ke internet. Website tersebut merupakan usaha awal Pemerintah Kota Semarang dalam melakukan digitalisasi pelayanan masyarakat sebagai tindak lanjut Inpres No.6 Tahun 2001 dalam penggunaan teknologi telematika untuk mendukung good governance, serta sebagai usaha peningkatan pelayanan publik.

Website sebagai salah satu bentuk aplikasi e-government dipilih karena pembuatannya lebih murah dan mudah dibanding bentuk aplikasi lain. Serta jaringan internet yang luas sangat cocok untuk proses penginformasian kepada masyarakat, tertama yang telah terhubung dengan koneksi internet sehari-harinya. Dengan adanya sarana baru dalam pelayanan informasi ini, Pemkot mengadakan sosialisasi kepada masyarakat bersamaan dengan program Indonesia Goes Open Source (IGOS) dari Pemerintah Pusat. Untuk memelihara website ini, Pemerintah Kota Semarang kemudian membentuk Bagian Pengolahan Data Elektronik

Fungsi

Dari perspektif ini, dikaji bagaimana pemanfaatan website resmi sebagai media penyampaian informasi dan pelayanan publik sejalan dengan usaha pencapaian visi dan misi Pemerintah Kota Semarang. Sebagaimana tertuang dalam misi Pemkot Semarang yaitu; “Mewujudkan Pemerintahan Daerah yang efektif dan efisien, meningkatkan kualitas pelayanan publik, serta menjunjung tinggi supremasi hukum” Bagian PDE, selaku pendukung kegiatan teknis e-government di Pemkot Semarang dan BPPT, selaku pelaksana kegiatan pelayanan yang berhadapan langsung dengan masyarakat bisnis, memiliki visi dan misi guna mendukung Pemerintah Kota Semarang menjalankan misi tersebut untuk mencapai visi Kota Semarang kedepannya yaitu: “Terwujudnya Semarang Kota Perdagangan dan Jasa, yang Berbudaya Menuju Masyarakat Sejahtera”.

Dalam artikel yang ditemukan penulis di situs Pemkot Semarang mengenai pemaknaan visi Pemkot Semarang, bahwa visi tersebut mengandung pengertian bahwa lima tahun kedepan Kota Semarang diharapkan menjadi Kota Perdagangan dan Jasa yang dapat melayani seluruh aktivitas masyarakat kota dan daerah hinterland-nya, yang memiliki derajat kualitas budaya masyarakat yang tinggi baik dari segi keimanan dan ketaqwaan, keunggulan dan berdaya saing tinggi, berperadaban tinggi, profesional serta berwawasan ke depan dengan tetap menjamin keberlanjutan pengelolaan sumberdaya manusia dan kearifan lokalnya secara bertanggungjawab yang mendasarkan pada aspek perdagangan dan jasa sebagai tulang punggung pembangunan dalam pencapaian kesejahteraan masyarakat.

Oleh karena itu pengembangan website oleh Bagian PDE memiliki keterkaitan dengan visi dan misi Pemkot Semarang maupun Bagian PDE sendiri. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, visi Bagian PDE adalah: “Terwujudnya pemerintahan elektronis Kota Semarang” dan salah satu misinya adalah: “Membantu Walikota dalam meningkatkan pelayanan secara elektronis kepada masyarakat”. Sudah tentu, pengembangan website merupakan salah satu upaya mewujudkannya.

Tahapan Komunikasi

Tahapan komunikasi melalui website ini masih pada tahap kedua, yakni tahap interaksi, sedangkan dua tahapan selanjutnya masih dalam proses perencanaan. Dalam tahapan ini pun sebagian besar masih berupa tahapan awal, berupa penyampaian berita teranyar terkait kegiatan yang dilakukan Pemerintah Kota Semarang dan informasi seputar Kota Semarang serta beberapa informasi mengenai Pemerintahan Kota Semarang. Berkaitan dengan poin sebelumnya, portal BPPT dalam pelayanannya yang masih mengharuskan konsumen datang, membuat aplikasi perijinan yang disajikan pada portal tersebut masih menduduki tahapan pertama yaitu informasi. Tahapan interaksi pada portal ini ada melalui forum chat online yang tersedia segera setelah petugas yang berwenang aktif/online pada jam kerja. Serta adanya aplikasi feedback berupa evaluasi pelayanan yang dapat diisi oleh pengunjung secara online.

Information Processing/Back Office

Pada back office, tim khusus untuk pemeliharaan website dibentuk oleh Bagian PDE guna proses informasi dan updating datanya. Arus informasi yang datang untuk memperkaya data yang dibutuhkan dalam memelihara website untuk tetap hidup dengan informasi up-to-date didapatkan sebagian secara online dengan jaringan intranet dan sebagian lain secara offline. Secara online melalui jaringan intranet antar SKPD karena data tersebut merupakan data digital, sedangkan data manual masih harus secara offline untuk pengumpulannya. Dalam perawatan website dan unsur-unsur pendukungnya, masalah keamanan juga menjadi hal yang penting untuk dijaga. Menilik kejadian di tahun 2012 dimana terjadi serangan virus dan peretas yang melumpuhkan website serta mengakibatkan data loss, masalah keamanan sudah menjadi prioritas tersendiri bagi Bagian PDE pada umumnya dan tim pengelola situs pada khususnya.

Portal/Front Office

Secara garis besar, penampilan website Kota Semarang sebagai front office pelayanan informasi sudah tergolong baik. Telah terdapat kemudahan akses dan juga antarmuka yang mudah dipahami. Sebagai solusi yang mudah dan murah, website dapat menjadi garis terdepan pelayanan publik oleh Otoritas Kota Semarang.

Aksesibilitas/Integrasi Jaringan

Aspek-aspek dalam aksesibilitas jaringan dalam pemeliharaan website Kota Semarang ada dua, yaitu internal dan eksternal. Berikut adalah adalah penjabaran proses dari masing-masing aspek yang dilaksanakan oleh Bagian PDE Kota Semarang:

a)      Internal:

jaringan informasi terbangun dengan intranet (fiber optic dan LAN) banyak SKPD telah terhubung dengan di jaringan intranet yang kemudian ditampung di server Pemkot Semarang yang dikelola oleh Bagian PDE.

b)      Eksternal:

jaringan informasi yang telah terkumpul secara internal tersebut, kemudian diupdate ke dalam situs website Kota Semarang yang dapat diakses oleh seluruh kalangan masyarakat.

Kesimpulan

Dalam perspektif fungsi implementasi e-government dalam pengembangan website resmi Kota Semarang telah sesuai dengan visi dan misi yang disusun, baik visi dan misi Pemerintah Kota Semarang maupun Bagian PDE Setda Kota Semarang. Pada sisi orientasi, peningkatan pelayanan kepada publik dapat ditingkatkan dengan adanya website resmi ini. Tahapan komunikasi melalui website ini masih pada tahap kedua, yakni tahap interaksi, dengan sebagian besardengan sebagian besar masih dalam tahapan yang pertama. Pada back office, Bagian PDE membentuk tim khusus untuk pemeliharaan website. Arus informasi yang datang didapatkan sebagian secara online dengan jaringan intranet (data digital) dan sebagian lain secara offline (data manual). Sedangkan di front office, penampilan website Kota Semarang sebagai wajah depan pelayanan informasi sudah tergolong baik dengan adanya kemudahan akses dan tampilan serta bahasa yang dipahami. Aksesibilitas jaringan diterapkan dengan aspek internal dan eksternal dengan cukup baik. Penerapan e-government di lingkup Pemerintahan Kota Semarang baru berkembang menjadi sebuah pusat informasi, sedangkan berbagai interaksi yang disediakan secara online kepada publik masih sangat terbatas. Namun begitu situs resmi Kota Semarang telah memainkan perannya dengan cukup baik dalam upaya pemerintah meningkatkan pelayanan informasi kepada publik. Terlepas dari segala hambatan yang ada, website yang ada saat ini sebagai sarana pelayanan masih dalam tahap awal e-government menuju prinsip-prinsip good governance.

Referensi :

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=121416&val=4924&title=

Perancangan e-Business di Lembaga Pendidikan

PENDAHULUAN

 Pada era globalisasi saat ini, peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak dapat diragukan lagi. Sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini berarti bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan mempergunakan sistem informasi. Keberadaan sistem informasi tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga bagi konsumen.

Respect English merupakan Lembaga Kursus Bahasa Inggris. Pada mulanya Lembaga Kursus ini didirikan di Magelang, Dan berdiri sudah 6 tahun .  Pada sistem yang sedang berjalan, pengolahan data siswa dan data nilai masih bersifat manual. Data siswa dicatat ke dalam form menggunakan tulisan tangan kemudian dimasukkan ke dalam spreadsheet atau word processor. Hal tersebut terjadi juga pada data yang lain seperti data nilai, data pengajar, dan data jadwal. Permasalahan timbul ketika data hilang karena dokumennya berbentuk lembaran kertasRespect  English membutuhkan ketersediaan informasi yang dapat dengan mudah diakses dan akurat. Sistem informasi yang dibangun diharapkan dapat meningkatkan efisien, produktivitas, dan efektivitas dalam upaya peningkatan pelayanan akademis. Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka diperlukan suatu sistem informasi akademik guna membantu Respect English Sistem informasi akademik LKP ini diharapkan dapat mendukung kinerja dan meningkatkan produktivitas internal lembaga. Adapun identitas Lembaga Kursus tersebut yaitu :

Nama Lembaga        :           Respect English

Alamat                       :           Jl Cempaka No.99 Saragan Baru Mertoyudan Magelang

No Telepone              :           0293 5520 999 / 085 786 173 999

Untuk Media promosi Respect English sudah menggunakan media internet berupa blog, dengan alamat www.respect-english.blogspot.com, dan untuk kebutuhan internal perusahaan belum menggunakan fasilitas internet.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sistem Informasi :

Sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. di dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti yang dijelaskan sebagai berikut:

1) Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.

2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

3) Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4) Orang: semua pihak yang bertanggung-jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

5) Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

6) Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.  Pengertian Basis Data

1).        Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

2)         Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa perulangan (redundasi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3)         Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

PEMBAHASAN

A. Perspektif Sistem Lama

Sistem yang saat ini berjalan di Respect  English sudah terkomputerisasi yaitu menggunakan program komputer Office (Word, Excel, dan PowerPoint).

Pengarsipan dokumen di dalam LKP tidak konsisten. Apabila terjadi pergantian karyawan bagian administrasi, maka terjadi perubahan cara pengarsipan data kursus di LKP.

Masalah yang sering timbul adalah ketika dilakukan pencarian data siswa pada sesi kursus yang telah berlalu, karena arsip siswa yang banyak dan tidak dibuat di dalam satu file dokumen, akibatnya dibutuhkan waktu yang cukup lama atau bahkan tidak ditemukannya data siswa yang dicari.

B. Perspektif Sistem Baru

Sistem informasi akademik Respect  dibangun dengan berbasis web dan berdasarkan arsitektur sistem informasi client/ server. Gambaran umum sistem yang dibangun dapat dilihat pada gambar :

Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan software open source xampp yang berisi phpMyAdmin, MySQL Client, dan PHP. Sistem ini diimplementasikan untuk melakukan tugas-tugas akademik yaitu mengelola data siswa, pengajar, jadwal, kursus, nilai dan pembuatan laporan akademik.

Pengguna dari Sistem ini adalah pimpinan, karyawan, pengajar, dan siswa. Karyawan yang lebih memahami tentang sistem informasi bertindak sebagai admin. Pimpinan bertindak sebagai manajer.Manfaat Dari Sistem ini adalah :

1.         Admin dapat mengelola data admin, karyawan, manajer, pengajar, siswa, kursus siswa, program kursus, sesi, jadwal kursus, ruangan, dan data nilai. Admin juga dapat melihat informasi jadwal kursus, laporan karyawan, laporan pengajar, laporan siswa, dan laporan kursus.

2.         Karyawan dapat mengelola data program kursus, sesi, jadwal kursus, ruangan, pengajar, siswa dan data kursus siswa.

3.         Pengajar dapat melihat informasi jadwal kursus, dan mengelola nilai siswa.

4.         Siswa dapat melihat informasi jadwal kursus dan nilai.

5.         Manajer dapat melihat informasi laporan akademik yang berisi laporan karyawan, laporan pengajar, jadwal kursus, laporan siswa, dan laporan kursus.

C. Pemodelan Data

            Pemodelan data dibuat menggunakan alat bantu Entity Relationship Diagram (ERD).

Atribut yang terdapat pada ERD sistem itu dijelaskan sebagai berikut:

1) User (id_user, username, password, nm_lengkap, nip, jabatan, no_telp, alamat, level, aktif)

2) Siswa (id_siswa, username, password, nm_lengkap, kelamin, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat_rumah, telp_siswa, sekolah, kelas, nm_ortu, profesi, alamat_ortu, telp_ortu, aktif)

3) Kursus (id_kursus, kelas_kursus, aktif_detail)

4) Program (id_program, nama_program, level_program, keterangan)

5) Jadwal (id_jadwal, hari, jam_kursus)

6) Ruangan (id_ruangan, nm_ruangan, kapasitas)

7) Sesi (id_sesi, sesi, tahun_akd, aktif_sesi)

8) Pendaftaran (id_daftar, nis, tgl_daftar, nilai_01, nilai_02, nilai_03, written, remedial, oral, combi, final_score, status_nilai, catatan)

D. Implementasi

1. Perangkat Yang dibutuhkan 

1) Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam proses pengembangan Sistem  berbasis web adalah sebagai berikut:

a) Notebook AMD(R) Neo(R) M CPU 520 @ 1.60 GHz

b) Memori : 2 GB

c) Harddisk : 320 GB

d) Monitor resolusi: 1360 x 768 pixel

e) Keyboard dan mouse standar

2) Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan Sistem berbasis web adalah sebagai berikut:

a) Sistem Operasi Windows 7

b) Web Browser Mozilla Firefox versi 17.0.1

c) Web Server Apache versi 2.2.6

d) Bahasa pemrograman PHP versi 5.2.4

e) DBMS MySQL versi 5.0.45

2. Analisis Biaya

Jenis Biaya	Besaran Biaya
1.      Biaya Pembuatan Website
a.      Biaya Analis Sistem	Rp 1.600.000,-
b.      Biaya Pembuatan Web	Rp 1.400.000,-
Total Biaya Pembuatan Website	Rp 3.000.000,-
2.      Biaya Operasional
a.      Biaya Domain, Hosting dan Akses Internet	Rp 2.400.000,-
b.      Pemeliharaan Sistem & Perawatan	Rp 500.000,-
TOTAL BIAYA	Rp 5.900.000,-

2. Implementasi Tampilan Web

Antarmuka pengguna Sistem  menggunakan antarmuka berbasis GUI (Graphical User Interface) dengan pemrograman web dan menggunakan sistem operasi Microsoft Windows 7. Tampilan utama website Sistem dapat dilihat di bawah ini

Untuk keperluan manajamen kursus, maka dilakukan pada menu/halaman manajemen data kursus yang dapat dilihat

Manajemen data nilai bisa dilakukan pada menu/tampilan manajemen data nilai siswa yang dapat dilihat;

Laporan dapat dilihat pada menu/halaman laporan. Contoh tampilan laporan kursus dapat dilihat;

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan yang dapat diambil adalah telah dihasilkan sebuah sistem informasi akademik LKP berbasis web yang dapat mengelola (menampilkan, menambah, update, menghapus, dan mencetak) informasi akademik pada Lembaga Kursus Respect English Kota Magelang  dengan baik. Tampilan yang berbasis web memudahkan pengguna karena bisa diakses melalui banyak web browser.

Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan untuk penelitian lebih lanjut dalam bidang sistem informasi akademik LKP berbasis web ini adalah:

1) Sistem informasi akademik LKP berbasis web ini diimplementasikan tidak hanya pada Respect English saja namun bisa di lembaga kursus lainnya

2) Sistem informasi akademik LKP berbasis web ini dapat dikembangkan dengan menambah fitur yang terdapat pada sistem, yaitu aplikasi pendaftaran siswa berbasis web dan aplikasi pembayaran kursus berbasis web.

3) Sistem informasi akademik LKP ini dapat dikembangkan dengan aplikasi berbasis wap atau mobile 

Referensi :
http://eprints.undip.ac.id/39396/3/Naskah_Publikasi.pdf